Hva bør bedriften gjøre FØR kontorflyttingen?

Kontorflyttingen starter lenge før lastebilen ankommer. Det som skjer i ukene og månedene i forkant er det som avgjør om flyttingen går smertefritt eller ender i kaos. Her er hva bedriften bør gjøre for å sikre en vellykket overgang.

Tre måneder eller mer i forveien

God planlegging begynner tidlig. Første steg er å nedsette en prosjektansvarlig som får dedikert tid til å drive prosessen. Fastlegg et realistisk budsjett og en tidsplan som alle kan forholde seg til. Inspiser det nye lokalet grundig og identifiser behov for tilpasninger, IT-infrastruktur og møblering.

Dette er også tiden for å hente inn tilbud fra minst tre leverandører slik at du kan sammenligne pris og tjenester. Meld adresseendring til Brønnøysundregistrene og varsle viktige samarbeidspartnere og kunder om den kommende flyttingen.

En til tre måneder i forveien

Når planleggingsfasen er unnagjort, er det tid for å booke valgt flyttebyrå og eventuelt rengjøringsbyrå. Bestill nytt inventar tidlig – leveringstidene kan være lange. Sett opp en detaljert IT-plan som sikrer at infrastrukturen i det nye lokalet er klar før de ansatte ankommer.

Send ut en internmelding til alle ansatte med informasjon om flyttingen, tidsplan og hva som forventes av dem. Begynn også å sortere og kvitte dere med unødvendig utstyr – dette reduserer både kostnader og arbeidsmengde på flyttedagen.

To til fire uker i forveien

Nå nærmer det seg, og detaljene må på plass. Distribuer tydelige instrukser til alle ansatte om hvordan de skal merke sitt eget utstyr. Bestill sikkerhetskort og adgangsbrikker til det nye lokalet. Sørg for at det nye lokalet er fullstendig klart med elektrisk oppsett, rengjøring og fungerende internettforbindelse.

Gjennomgå leiekontrakten for det gamle lokalet for å avklare avslutningsprosessen, og bestill skilt og navneplater til den nye adressen.

Den siste uken

I den siste uken før flyttingen er det kritisk å ta sikkerhetskopiering av alle systemer. Bekreft tidspunkt med både flyttebyrå og IT-ansvarlig. Ta bilder av det gamle lokalet for dokumentasjon, og sørg for at alle ansatte vet nøyaktig hva de skal gjøre. Sjekk også parkeringsmuligheter for lastebiler ved begge lokasjoner.