Slik planlegger du en vellykket kontorflytting

En godt planlagt kontorflytting går smertefritt. En dårlig planlagt kan koste bedriften verdifull tid, penger og produktivitet. Her er en komplett guide til hvordan du planlegger og gjennomfører en vellykket kontorflytting.

Start planleggingen tidlig nok

Ideelt sett starter planleggingen seks til tolv måneder før selve flyttingen. Minst tre måneder er nødvendig selv for en ukomplisert kontorflytting. De første oppgavene bør være å nedsette en prosjektansvarlig som har tid og myndighet til å drive prosessen fremover, avklare tidsramme og budsjett med ledelsen, og vurdere om ekstern prosjektledelse kan være verdt investeringen.

Forberedelser før selve flyttedagen

God forberedelse er nøkkelen til en vellykket kontorflytting. Gjennomgå grundig hva som skal tas med og hva som kan kastes eller selges. Bestill eventuelt nytt inventar i god tid – leveringstider kan være lange. Sørg for at IT-infrastrukturen er på plass og testet i det nye lokalet før de ansatte ankommer.

Informer alle ansatte tidlig og gi dem klare instrukser om hva de selv skal gjøre. Merk alt utstyr tydelig med hvem som eier det og hvor det skal i det nye lokalet. Ikke glem å kontakte leverandører og kunder om den nye adressen.

IT og teknologi er ofte det mest kritiske

IT-flyttingen fortjener spesiell oppmerksomhet fordi den ofte er mest kritisk for driften. Sørg for fullstendig sikkerhetskopiering før flyttingen starter. Planlegg nedetiden nøye og varsle alle avhengige parter på forhånd.

Ha IT-ansvarlig til stede under hele flytteprosessen og i tiden etterpå. Alt må testes grundig – internett, telefoni, printere, servere – før de ansatte kommer på plass første dag. Kritisk utstyr som servere bør flyttes av IT-ansvarlig personlig, ikke av flyttemannskapet.

Intern kommunikasjon gjør forskjellen

Undervurder ikke betydningen av god intern kommunikasjon. Informer om flyttingen så tidlig som mulig, og hold regelmessige oppdateringer underveis. Gi klare instrukser om hva hver enkelt ansatt skal gjøre med sitt eget utstyr og sine egne ting.

Opprett en FAQ-kanal hvor folk kan stille spørsmål, og vurder å arrangere en «open house» i det nye lokalet før flyttedagen. Det hjelper de ansatte å føle seg komfortable i de nye omgivelsene fra dag én.